Sinhronizacija kohort iz MDM sistema

Vtičnik za sinhronizacijo Moodlovih računov in kohort s podatki iz sistema MDM omogoča samodejno upravljanje računov in njihovo upravljanje po skupinah v Učilnicah. Kohorte se ustvarijo na nivoju vrhnje kategorije organizacije. Za zaposlene se ustvari kohorta z imenom Zaposleni, za učeče pa se ustvarijo kohorte po imenu oddelka (1.b, 5.a…). S kohortami enostavno upravljamo vpis učečih ali zaposlenih v predmetih.

Nastavitve v MDM sistemu

Za sinhronizacijo kohort je potrebno v MDM ustvariti račun preko katerega se bosta sistema povezovala. Po prijavi v MDM sistem v orodni vrstici v razdelku Varnost izberite Aplikacije. Nato s klikom na gumb Dodaj, ustvarite nov uporabniški račun. Zelo priporočamo izbiro močnega gesla.

Računu je treba dodati tudi pravice za dostop do podatkov zavoda. Če gre za krovni zavod z več enotami, kot so šolski centri in šole s podružnicami, je potrebno pravice dodati za vsako enoto posebej.

Pravice za dostop se doda iz razdelka Varnostne vloge - aplikacije v spustnem meniju Varnost v orodni vrstici. Za dodajanje pravice kliknite na gumb Dodaj. V odprtem oknu nato kliknite gumb Dodaj pravico.

Za delovanje vtičnika morata biti v profilu zavoda izpolnjena parametra Naziv kratko (poljubno) in Matična številka, ki mora biti identična nastavitvi v Moodle vtičniku. Parameter Naziv kratko namreč omogoča lažje iskanje po kohortah v Učilnicah.

Nastavitve vtičnika v Moodlu

Vtičnik je omogočen za uporabnike z vlogo Upravitelj organizacije. Do njega se dostopa iz konteksta vrhnje kategorije organizacije s klikom na možnost več in izbiro MDM osveževanje kohort. Pred uporabo je potrebno izpolniti obrazec v razdelku Nastavitve.

Prva dva parametra zahtevata vpis uporabniškega imena in gesla za dostop do MDM. Ta parametra določite s kreiranjem računa za vašo organizacijo v MDM sistemu.

Potrebno je vpisati tudi matično številko vaše organizacije.

Vtičnik v nastavitvah ponudi možnost Ustvari uporabnike, ki ob sinhronizaciji ustvari uporabniške račune v Moodlu, tudi če se uporabniki še niso nikoli prijavili na stran Arnes Učilnic.

Zadnji parameter nastavitev je šolsko leto, po katerem naj se kohorte uvažajo. To nastavitev je treba popraviti pred začetkom vsakega šolskega leta, ko so uporabniki v MDM sistemu že vpisani.

Podvojene kohorte

Z začetkom šolskega leta 2024/2025 je onemogočen podvojen vnos podatkov istega računa za MDM osveževanje kohort na različnih ravneh kategorij. Take nastavitve so privedle do podvojenih sinhronizacij razredov oziroma podvojenih kohort.

Če ste na nadrejeni in podrejeni kategoriji zavedli podatke istega računa za MDM osveževanje kohort, morate nastavitve vtičnika na podrejeni kategoriji ponastaviti.

Na podrejeni kategoriji s klikom na Več odprite nastavitve vtičnika za MDM osveževanje kohort. Nato izberite možnost MDM osveževanje kohort.

Odprite Nastavitve vtičnika, kjer bo razvidno opozorilo o podvajanju kohort. Podvojene kohorte lahko iz podrejene premaknete v nadrejeno kategorijo, tako da kliknete na gumb Počisti nastavitve.

Na spustnem seznamu izberite nadrejeno kategorijo, kamor boste premaknili podvojeno kohorto. Vidne bodo le tiste nadrejene kategorije, kjer so zavedeni podatki istega računa za MDM osveževanje kohort. Nato kliknite na gumb Počisti nastavitve. Kohorta bo v nadrejeno kategorijo premaknjena kot ročno ustvarjena kohorta, s čimer bo prekinjeno osveževanje podatkov iz MDM aplikacije.

Če izberete možnost Izbriši bodo kohorte izbrisane iz Arnes Učilnic. Uporabniki izbrisane kohorte bodo iz spletnih učilnic izpisani, njihove dejavnosti bodo nepovratno izbrisane.

Upravljanje kohort

Po pravilno izpolnjenih nastavitvah se lahko prvič uvozijo kohorte. Privzeti pogled vtičnika prikaže vse razrede, ki so na voljo za uvoz iz MDM. Kohorte uporabniških računov v organizaciji zaposlenih uporabnikov so na voljo pod zavihkom Zaposleni.

Za prvi uvoz kohort imate na voljo tri možnosti:

Ustvari novo kohorto, v katero se bodo uvozili uporabniki.
Združi obstoječo kohorto Moodle sistema z izbranim razredom iz MDM. Ta možnost ne izbriše obstoječih uporabnikov kohorte, zaradi česar je redno osveževanje te kohorte onemogočeno.
Zamenjaj člane obstoječe kohorte v Moodlu s člani izbrane kohorte MDM razreda.

Po prvem uvozu se kohorte, katere imajo obkljukano možnost "Redno osveževanje", osvežijo enkrat tedensko. Če pride v sistemu MDM do sprememb članov razreda za izbrano šolsko leto, se bodo člani kohorte v Moodlu ustrezno zamenjali. Uvoženo kohorto se lahko osveži tudi ročno s klikom na gumb Osveži.

Če so uporabniki vpisani v spletno učilnico preko sistema kohort, bodo ob odstranitvi iz kohorte izpisani tudi iz spletnih učilnic.

Kohorte se ustvarijo v kontekstu vaše vrhnje kategorije, iz katere ste izpolnili nastavitve vtičnika in nastavili osveževanje.

S klikom na gumb smetnjaka - Izbriši se uvoženo kohorto in njeno vezavo na MDM strežnik izbriše. Za izbris vseh prikazanih kohort naenkrat se lahko uporabi gumb Izbriši vse, ki se nahaja nad prikazano tabelo.

Na podoben način se lahko odstrani zgolj vezavo kohorte na MDM strežnik. Taka kohorta se lahko nato ureja kot ročno ustvarjena. Za ta namen obstaja gumb z ikono prečrtanega kroga - Odstrani vezavo, za spremembe na vseh prikazanih kohortah naenkrat pa gumb Odstrani vse vezave nad tabelo.

Sinhronizacija e-poštnih naslovov uporabnikov

S klikom na gumb z ikono pisma - Osveži poštne naslove lahko osvežite e-poštne naslove obstoječih uporabnikov Arnes Učilnic, ki pripadajo izbranemu razredu v MDM. Pri tem ni potrebno, da je kohorta ustvarjena.

Vključevanje kohort v spletno učilnico

Nato lahko v spletni učilnici uporabite metodo vpisa kohorte. To storite tako, da v upravljanju metod vpisa v predmetu izberete metodo Sinhronizacija kohorte.

Nato po dodani metodi vpisa poiščete željeno kohorto, lahko pa dodate tudi več kohort, če gre za kakšno posebno skupino:

Nazadnje po potrebi dodate lepše ime (za razliko imena kohorte) ali spremenite še ostale nastavitve te kohorte in shranite s klikom na gumb Dodaj metodo.

Napredovanje v naslednje šolsko leto

Za napredovanje šolskega leta je potrebno novo željeno leto najprej nastaviti v zavihku Nastavitve. S tem omogočite gumb z ikono dveh puščic za naslednje šolsko leto - Napredovanje v naslednje šolsko leto (označen je na spodnji sliki), ki se nahaja v zavihku Osveži.

Po kliku na ta gumb se kohorte prejšnjega leta skrijejo in preimenujejo tako, da se jim na koncu imena doda pripadajoča letnica. Premaknejo se v zavihek Prejšnja šolska leta, od koder se jim lahko odstrani vezava na MDM strežnik ali se jih izbriše.

Pogosta vprašanja

Kako pogosto se osvežijo podatki iz MDM sistema?

Podatki se z rednim osveževanjem osvežijo enkrat tedensko. Na strani vtičnika v kontekstu vaše vrhnje kategorije se lahko posamezne kohorte osveži takoj s klikom na gumb Osveži.
Kako se preslikajo razredi MDM sistema v Moodle?

Razredi v MDM sistemu se preslikajo v Moodlove kohorte za kontekst vaše organizacije. Uporabniki, ki so v MDM določeni kot zaposleni delavci organizacije, se preslikajo v eno skupno kohorto z imenom Zaposleni.
Kako se sestavi ime nastale kohorte?

Ime nastale kohorte je enako razredu, določenemu v MDM. Za zaposlene se ustvari ločena kohorta z imenom Zaposleni. Moodlov identifikator idnumber se sestavi iz konteksta Moodle kategorije, vrstne številke organizacije v MDM in imena kohorte.
Kateri razredi se sinhronizirajo?

Sinhronizirajo se vsi razredi, ki so nastavljeni za izbrano šolsko leto. Sinhronizirajo se samo za izbrano šolsko leto, ne pa tudi za ostala leta. Kohorte zaposlenih so neodvisne od šolskega leta.
Ali lahko sam upravljam z uvoženo kohorto?

S klikom na gumb Odstrani vezavo se odstrani vezava kohorte na MDM strežnik in ta vtičnik, s čimer se upravljanje kohorte prepusti uporabniku.